Estilo de trabalho: organize a sua caixa de correio

Jambo nasceu para iluminar. Ahoj aquele perante da multidão. A mudança é inevitável. Ou antecipamo-la, ou adaptamo-nos a ela, ou suportamo-la. Não tolere (se submeta) a sua carreira profissional, construa-a. Às vezes, o que você precisa não é de conhecimento adicional, mas de um método para aplicar o que já sabe. Sempre tive consciência do meu dom para a escrita. Mas, só foi depois de ler What Every Christian Writer Needs to Know (O Que Todo o Escrito Cristão Deve Saber), da Profetisa Jennifer Leclaire, e The Scribal Anointing (A unção da escrita), da Profetisa Theresa Harvard Johnson que percebi como poderia começar e principalmente que não precisava de me limitar a um género literário. Que o ESPÍRITO SANTO o conduza aos ensinamentos de que precisa. Seja abençoado na sua chegada e na sua partida.

"Tudo quanto te vier à mão para fazer, faze-o conforme as tuas forças, porque na sepultura, para onde tu vais, não há obra nem projeto, nem conhecimento, nem sabedoria alguma. "__ Eclesiastes 9:10

Organizar a sua caixa de correio é um hábito a adquirir desde os primeiros dias de trabalho. Nunca é tarde para consertar as coisas, mas quanto mais cedo praticarmos as coisas certas, melhor. Nos primeiros dias, descobrimos a empresa, as suas atividades, as suas profissões, como está organizada e como se comunica. Depois descobrimos as ferramentas e nossas diferentes tarefas. Durante este período, temos que assimilar, compreender, memorizar e processar uma dada quantidade de informação. Alguns dias chegamos perto da sobrecarga de informação (obesidade de informação ou excesso de informação). Naturalmente, durante essa fase de aprendizado, adaptação e manuseio, a gestão da caixa de correio vem em segundo lugar. Especialmente porque, neste momento, geralmente ainda não temos retrospectiva suficiente para avaliar a importância e a recorrência de certos e-mails ou tipos de e-mails. É compreensível. No entanto, o perigo é que, ao focar no aspecto da gestão do cargo, tende-se a negligenciar o aspecto gerencial da posição, que é mais de longo prazo.

Quando pensa nisso, o e-mail não é apenas uma ferramenta de comunicação. É uma verdadeira ferramenta de trabalho; permitindo-nos trocar, receber, enviar e armazenar informação, mas também ainda gerir o nosso tempo e as nossas prioridades. A cultura corporativa difere de uma entidade para outra. Quando se trata de relatórios e ferramentas de comunicação, nem todas as empresas são iguais. Para um, a informação está nas ferramentas, para o outro em e-mails e conversas telefónicas. Alguns estão equipados com software e plataformas de comunicação colaborativa (por exemplo: Skype, Teams, Zoom). Outros têm uma rede social interna (por exemplo: Ellium, Netfrance, workplace).

De início, não irá receber muitos e-mails. Os dias seguirão, mas não serão iguais. Com o tempo, os e-mails vão acumulando. Eu recebo uma média de trinta e-mails por dia (o dobro nas semanas de muita atividade). Conheço alguns que recebem muito mais. Um envio de mensagens inundado de e-mails não classificados pode gerar stress, perda de produtividade (concentração) e, de tempo. É verdade, admitamos, que algumas pessoas dão-se bem com isso sem dificuldade. Mas, estes são uma minoria. Abaixo estão minhas dicas para evitar esse tipo de situação.

1. Não misture as sua categorias seus (separação)

"Mas faça-se tudo decentemente e com ordem." (1 Coríntios 14:40)

O seu e-mail profissional é profissional e não pessoal. Usar o seu e-mail de trabalho (ou e-mail comercial) para fins pessoais, para outros fins que não os previstos no seu contrato de trabalho, é desonesto. Ao fazer isso, você expõe o seu empregador ao crime cibernético e se baralha na sua gestão de tempo. Separar os papéis significa respeitar o tempo de cada um e aprender a desconectar-se quando é necessário. É dar a si mesmo pausas reais. Está escrito "Posso todas as coisas naquele que me fortalece" (Filipenses 4:13). Amen! Também está escrito "Há tempo para tudo" (Eclesiastes 3:1). Amen uma vez mais!

2. Não se oponha às suas funções seus papéis (complementaridade)

" Porque o Senhor dá a sabedoria; da sua boca é que vem o conhecimento e o entendimento." (Provérbios 2:6)

Sim à separação, não à oposição. Você é a mesma pessoa em casa, na igreja e no escritório. Você pode anotar os seus compromissos particulares (ex: exame médico) na sua agenda profissional para lembrá-los. Não se opor aos cargos/funções é reconhecer prioridades e necessidades. Por exemplo, aproveite a hora do almoço para ligar para parentes, ligar a máquina de lavar ou receber entregas.

3. Tome a decisão de ler os seus e-mails regularmente (decisão)

" Determinarás tu algum negócio, e ser-te-á firme, e a luz brilhará em teus caminhos." (Jó 22:28)

Organize-se como quiser, mas, organize-se. De manhã, antes do almoço ou ao fim do dia, reserve um tempo para ler, processar e responder aos seus e-mails. Eu recomendo verificar a sua caixa de correio 4 a 5 vezes ao dia ou a cada 3 horas. Não deixe o número de e-mails não lidos sobrecarregá-lo ou desencorajá-lo. O objetivo não é verificar a sua caixa de correio a cada 5 minutos. Caso contrário, você estará a disperdiçar o seu tempo sem fazer mais nada. Este é um dos motivos mais comuns de demissões nas empresas.

Algumas pessoas desistem não porque não gostam do trabalho, mas porque sentem que estão sempre com pressa ou temem ter que gastar mais tempo a responder e-mails (os pedidos de ah-oc) do que a fazer o que é importante. O desafio é integrar o inesperado (emergências de outras pessoas) sem atrapalhar as suas prioridades. Nos primeiros meses, esse desafio vai parecer impossível ou difícil de alcançar. Não desista. Quanto mais autónomo você se torna, melhor antecipa as suas prioridades e melhor gere o inesperado. Se esse sentimento persistir mesmo sendo autónomo e tendo orado pela ajuda do SENHOR, ou é um indicador de que você precisa de ajuda no seu trabalho ou um alerta do ESPÍRITO SANTO pedindo que se prepare para deixar o emprego. Escrevi "se prepare para sair" e não "sair" porque uma partida deve ser preparada.

4. Etiquetar ou categorizar (identificação)

As etiquetas são para e-mails não lidos ou não processados. Marcar ou categorizar os seus e-mails permite distinguir entre e-mails a quais você precisa responder, a que e-mails precisa agir e quais deles você só precisa ler.

5. Criar pastas (arquivo)

"Há um lugar para tudo e tudo deve estar no seu lugar." É uma reformulação minha da famosa citação do escocês Samuel Smiles (1812 - 1904).

É certo e sabido que um espaço arrumado é bom para a moral. Da mesma forma, um e-mail organizado é um factor de produtividade. As pastas permitem que encontre rapidamente um e-mail (ou o último e-mail de uma série de trocas de comunicações). Pessoalmente, tenho pastas por tema e, se necessário, subpastas para emails recorrentes. Eu só mantenho e-mails não lidos ou não processados na caixa de entrada.

6. Apagar e-mails sem qualquer valor acrescentado (arrumar)

"O que é negligente na sua obra é também irmão do desperdiçador." (Provérbios 18:9)

Não faz sentido manter e-mails que não agregam nenhum valor na sua caixa de correio. Normalmente, são e-mails de agradecimento, saudação (aniversário, Natal, Ano Novo, etc.) ou felictações. Depois de lê-los e respondê-los, você pode apagá-los.

7. Tome Nota

Existem aplicativos como lembretes e Post-it que permitem que você escreva a sua lista de tarefas (coisas a fazer) ou a sua lista de conversas (assuntos a discutir). Fazer anotações vai ajudá-lo a organizar-se e evitar que se esqueça do que é importante em favor do que é urgente.

** Jambo = Bon dia em Swahili (Tanzania)

** Ahoj = Olá em Eslovaco